IT-dienstverlener Atos wil binnen drie jaar alle interne e-mail elimineren. Gaat dat lukken?

Sinds Thierry Breton drie jaar geleden aantrad als hoogste baas van Atos heeft hij geen e-mail verstuurd. Dat verklaarde hij tegenover The Wall Street Journal. De vroegere Franse minister van financiën is nu CEO van Atos dat wereldwijd 74.000 personeelsleden telt en 8,7 miljard euro omzet.

Breton wil afrekenen met het tijdverslindende maken, lezen en beantwoorden van e-mail in ons kantoorbestaan. Volgens zijn firma is 18 procent van de berichten spam; slechts 10 procent van de berichten zou echt nuttig zijn.

Atos wil zelf het goede voorbeeld geven. Afgelopen februari startte het daarom een programma om interne e-mails uit te bannen: een ‘zero e-mail’ beleid. Breton maakte toen een historische vergelijking. “We produceren data op een massale schaal die ons werkomgeving vervuilt en ook ons persoonlijk leven aantast.” Net zoals bedrijven na de industriële revolutie milieuvervuiling aanpakten, wil Atos nu de e-mail-vervuiling aanpakken, aldus Breton.

Maar lukt dat ook? Jan Krans is bij Atos wereldwijd een van de trekkers van het project.

Ja, zegt hij. De eerste resultaten wijzen op een daling met 20 procent in het aantal interne e-mails.

De crux is volgens hem om iedereen te laten zien dat e-mail is verworden tot “een roestig Zwitsers zakmes”. Was het oorspronkelijk bedoeld om elkaar berichten te sturen, tegenwoordig gebruik je het ook om te chatten, om zaken te archiveren – wie heeft niet een mappenysteem – of taken uit te wisselen. Dat zijn allemaal zaken die met andere hulpmiddelen makkelijker gaan, aldus Krans.

Atos gebruikt nu bijvoorbeeld Office Communicator om te chatten, een andere applicatie om virtueel te vergaderen en een derde om gezamenlijk te werken aan één document.

Naast andere hulpmiddelen is ‘e-mailhygiëne’ belangrijk bij het terugdringen van de werkdruk van al die berichten, zo zegt Jan Krans. Maak bijvoorbeeld in e-mails direct duidelijk wat je van iemand verwacht. Nu moet je nog te vaak tussen de regels lezen wat het actiepunt voor de ontvanger is.

Slim werken helpt ook: het is vaak beter om tijd te blokken voor het afhandelen van berichten en daarbuiten de e-mail de e-mail te laten. “Wie direct antwoord wil, moet maar bellen of chatten.”

Maar nemen Atos-klanten daar genoegen mee? Krans: we concentreren ons nu eerst op het terugdringen van de interne mail. Je kunt bovendien heel eenvoudig je mail automatisch laten scheiden in interne en externe mails.”

Krans c.s. proberen nu hun 74.000 collega’s in beweging te krijgen om anders te werken: “We leggen het niet top down neer, maar hebben ‘champions’ – medewerkers die enthousiast zijn over de nieuwe manier van werken. Zij geven workshops en enthousiasmeren collega’s die op hun beurt weer andere collega’s laten zien hoe het kan.”

Maar Atos wil nog verder gaan. Het test nu enkele toepassingen die alle verschillende technische hulpmiddelen om een goede manier aan elkaar knopen, aangepast aan de werkwijzes van de IT-dienstverlener. Onderdeel daarvan is een ‘tagging systeem’: je kunt thema’s en klanten ‘aanvinken’ waardoor je je ‘abonneert’ op nieuwe informatie rondom jouw tags.

Einddoel is een veel efficiëntere samenwerking, zegt Krans: “Zero email is dus niet het doel, maar een sympathiek neveneffect.”

Dit artikel werd gepubliceerd op Z24.nl